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朝倉農林事務所における文書の所在不明について
１ 概要
朝倉農林事務所において、個人情報を含む文書が所在不明となり、捜索したが見つかっていないもの。
２ 所在不明となっている文書の内容
農地転用許可申請書一式（令和４年７月許可分、13件分）を綴じた文書ファイル １冊
・含まれる個人情報の数は172名分〔申請人29名、その他関係者（※）143名〕
（※）申請書を作成した行政書士や土地家屋調査士、隣接地所有者等
・当該文書ファイルには、住民票、土地登記事項証明書、資金計画書、預金残高証明書等を編綴。
・個人情報の内容は、氏名、住所、生年月日、性別、世帯情報、融資証明額等。
３ 経緯
令和５年８月４日 ・関係課からの照会対応のため、職員が当該文書ファイルを探すが見つからず。
令和５年８月８日 ・８月４日以降、引き続き所内を捜索したところ、当該文書ファイル１冊の所在が
不明となっていることが判明。
令和５年８月９日～ ・当該文書は執務室内で利用する文書であり、執務室外への持ち出しの可能性
は低いことから、以後も継続して、執務室、文書保存庫などを捜索したが、発見
に至らず。
・当該文書ファイルは、令和５年７月４日に調査のため閲覧した後、執務室内の空き机の上に
仮置きした。
・令和５年７月５日から、保存年限を過ぎた文書の廃棄作業に着手。その際、当該文書ファイ
ルを置いていた空き机の上で廃棄準備を開始した。その後、７月１０日に文書廃棄作業が
完了。
・このため、当該文書については、廃棄文書に紛れて誤廃棄した可能性が高い。
なお、廃棄処理は業者に委託し、７月２６日に溶解処理済み。
４ 対応状況
・申請人29名に対し、令和５年８月１４日から８月１７日までにかけて、状況を説明し、謝罪。
・その他関係者143名に対し、今後、文書による通知や県ホームページへの掲載によって、事態の
報告及び謝罪を行う。
５ 所在不明による影響
現在のところ、所在不明による影響は確認されていない。
６ 再発防止策
本事案は、(1)文書の管理が不適切であったこと、(2)廃棄文書の内容確認が不十分であったことが
要因であるため、朝倉農林事務所においては、文書の利用等について、次のことを職員に周知徹底さ
せる。
・所属長より職員に対し、文書利用後は、速やかに元の位置に返却することを徹底する。（机上に放置
しない。させない。）
・文書廃棄時は、廃棄すべきか否か複数人で内容確認を行い、誤廃棄を防止する。
また、部内各所属及び出先事務所に同様の対応を徹底し、再発防止を図る。