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令和４年度農地法第５条許可申請文書の所在不明について
令和４年度農地法第５条許可申請文書の所在不明について
この度、当所において、個人情報を含む文書が所在不明となり、捜索したものの発見できない事案
が発生いたしました。
このため、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第68条第２項の規定に基づき、
当事案の概要等についてお知らせするともに、申請人を始めとする関係者の皆様に多大なご迷惑、
ご心配をおかけしたことを改めて深くお詫び申し上げます。
本事案につきましては、下記のとおり誤廃棄の可能性が高く、現在のところ所在不明による影響は
確認されておりません。本件に関し、ご自身の個人情報に関係があるか不明な場合や何らかの影響
が生じた場合は、ご一報いただきますようお願いいたします。
今後このような事案が起きないよう、再発防止を徹底してまいります。
記
１ 概要
当所農山村振興課が所管する農地法第５条許可審査業務にあたり、保管していた令和４年度農地
法第５条許可申請書一式（７月許可13件分）を綴じた文書ファイル１冊が所在不明となりました。
所在不明となった申請書については、農業委員会経由で提出されたものであるため、農業委員会が
保管していた副本の写しを取ることにより、令和５年８月９日に全申請書の復元を完了しています。
なお、既に発行済みの許可証の効力への影響はありません。
２ 含まれる個人情報
・172名（申請人29名、その他関係者143名）
・当該文書ファイルには、住民票、土地登記事項証明書、資金計画書、預金残高証明書等が綴じられ
ており、申請人の氏名、住所のほか、必要に応じて生年月日、性別、世帯情報、融資証明額等が記載
されています。また、申請書を作成した行政書士や土地家屋調査士、隣接地所有者名等も記載されて
います。
３ 経緯
令和５年８月４日 ・関係課からの照会対応のため、職員が当該文書ファイルを探すが見つからず。
令和５年８月８日 ・８月４日以降、引き続き所内を捜索したところ、当該文書ファイル１冊の所在が
不明となっていることが判明。
令和５年８月９日～ ・当該文書は執務室内で利用する文書であり、執務室外への持ち出しの可能性は
低いことから、以後も継続して、執務室、文書保存庫などを捜索したが、発見に至
らず。
※当該文書ファイルは、令和５年７月４日に調査のため閲覧した後、執務室内の空き机の上に仮置き
した。（この時点で当該文書ファイルは存在）
※令和５年７月５日から、保存年限を過ぎた文書の廃棄作業に着手。その際、当該文書ファイルを置
いていた空き机の上で廃棄準備を開始した。その後、７月10日に文書廃棄作業が完了。
※当該文書については、廃棄文書に紛れて誤廃棄した可能性が高い。
※廃棄処理は業者に委託し、７月26日に溶解処理済み。
４ 原因
・文書の管理が不適切であったこと。（保存文書の利用後、執務室内のキャビネットへ速やかに返却し
なかったこと及び保存文書と廃棄文書を同じ場所に仮置きしていたこと）
・文書の廃棄にあたり、文書廃棄一覧表と廃棄予定文書のチェックが不十分であったこと。
５ 再発防止策
本事案は、（１）文書の管理が不適切であったこと、（２）廃棄文書の内容確認が不十分であったこと
が要因であるため、当所においては、文書の利用等について、次のことを職員に周知徹底させます。
・文書利用後は、速やかに元の位置に返却することを徹底させる。
・文書廃棄時は、廃棄すべきか否か複数人で内容確認を行い、誤廃棄を防止する。
また、どの職場においても発生する可能性があることから、主管課を通じ部内各所属及び出先事務
所にも同様の対応を徹底し、再発防止を図ることとしております。
６ 電話お問い合わせ対応
開庁日（土日祝日を除く） 午前８時30分から午後５時45分