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宗像児童相談所における文書の紛失について
発表日：2024年4月17日 14時00分
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担当課：
福祉労働部こども福祉課
直通：
０９２－６４３－３２５５
内線：
３２４１、３２４５
担当者：
原田、天野、田邉
１ 概要
宗像児童相談所の職員が、児童入所施設から郵便で受領した児童の住民票（マイナンバー記載）１枚を執務室内で紛失したもの。
２ 紛失した個人情報
施設入所児童に係る住民票情報
（住所、氏名、性別、生年月日、マイナンバー）１名分
３ 経緯
４月８日（月曜日）
- 担当者Ａが、施設から入所児童の住民票が封入された簡易書留郵便を受領。
- 配布先である担当者Bが出張で不在であり、直接手渡しできなかったため、Ａは自分の机上に置き退勤。
４月９日（火曜日）から４月１２日（金曜日）
- Ａは、Ｂへの手渡しを失念。どの時点で郵便物の所在が不明となったのかは定かではない。
４月１２日（金曜日）
- 施設からＢに対し、入所児童の住民票が届いているかの問合せがあり、ＢがＡに確認したところ、住民票の所在不明が判明。
- 事務所内の捜索を開始。以後、捜索するも、住民票は発見されなかった。
４ 対応状況
親権者及び児童に対しては、４月１４日（日曜日）、１６日（火曜日）に謝罪を行い、了承を得ている。
５ 紛失による影響
現在のところ、紛失したことによる影響は確認されていない。
６ 原因について
〇 文書配布先である事務担当者が不在の場合における文書保管のルールが不十分だったこと。
〇 書留扱い等の特殊文書について、文書担当者と事務担当者間における文書の配布及び受領の状況を所属として管理していなかったこと。
７ 再発防止策
今回の事案及び文書管理に係る通知について、児童相談所をはじめ、福祉労働部各所属に周知するとともに、以下の取組の徹底を行うよう指導する。
- 文書担当者は、個人情報を含む文書を郵送等で受領後、当日中に事務担当者への手渡しができない場合は、鍵のかかる保管庫にて保管する。
- 特殊文書の配布及び受領が適切に完了しているか、文書取扱主任（本庁庶務担当係長または出先庶務担当課長）が特殊文書配布簿（※）を毎日確認する。※特殊文書の受領及び配布の状況を記録するもの