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文書の所在不明について

発表日:2022年4月27日 15時00分 印刷
担当課:
人づくり・県民生活部生活安全課
直通:
092-643-3167
内線:
2962
担当者:
高橋

1 概要

 人づくり・県民生活部生活安全課において、個人情報を含む文書が所在不明となっているもの。

 

2 所在不明となっている文書の内容

(1)高齢者運転免許証自主返納支援事業に係る市町村からの補助金交付申請関係書類

(2)交通安全運動推進事業に係る支払関係書類

  書類に含まれる個人情報

 (2)に、啓発イベント司会者1名及び講習会講師2名の氏名、住所及び振込先(司会者のみ)並びに取引事業者(21団体)の代表者氏名が含まれる。

 

3 経緯

 3月24日(木曜日)及び25日(金曜日)

・生活安全課職員が保存文書庫(行政経営企画課管理)から文書を借り受ける。

 4月12日(火曜日)

・行政経営企画課から返却期限が過ぎている旨の連絡があり、保管していた文書棚を確認したところ、所在不明であることが判明。

・同日以降、捜索するも、現在まで所在を確認できていない。

※3月31日(木曜日)に、課内の不要文書を廃棄した際、誤って処分した可能性が高い。なお、廃棄処理は業者に委託し、既に破砕・融解処理済み。

 

4 対応状況

・個人情報流出のおそれがある個人及び事業者に対し、経緯を説明の上、謝罪している。

・引き続き、所在不明となっている文書の発見に努める。

 

5 紛失による影響

 現在のところ、所在不明による影響は確認されていない。

 

6 再発防止策

 ・保存文書庫から借り受けた場合は、その旨直属の上司及び文書取扱主任(課の庶務担当係長)に報告する。文書の背表紙に返却期限を書いた付箋を貼り、退庁時など利用しないときは、所定の書棚に確実に保管し、利用目的を達した場合は、速やかに本人が返却する。

・不要文書を廃棄する際は、2人以上のファイル担当者(文書取扱主任等の職務を補助するため係ごとに指名した職員)等で廃棄文書の内容(作成年度、保存期間等)を確認する。併せて、廃棄作業は、繁忙期を避けて実施する。