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南筑後県土整備事務所における文書の所在不明について
南筑後県土整備事務所における文書の所在不明について
１ 概要
南筑後県土整備事務所において、個人情報を含む文書が所在不明となり、捜索したが見つかってい
ないもの。
２ 所在不明となっている文書の内容
県道大牟田川副線三明橋橋梁工事に関する６工事分（令和元年度の１工事分及び令和２年度の５工事分）に係る以下の個人情報を含む設計書（契約図書）
・落札業者の代表者５名分の氏名（落札業者の重複あり）
・指名競争入札の５工事に係る技術者７名分の氏名、住所、生年月日、採用年月日、国家資格等
・一般競争入札の１工事に係る技術者１名分の氏名、生年月日、免許、最終学歴、施工実績
・契約保証に係る金融機関の代表者４名分の氏名
・履行保証に係る保険会社の代表者２名分の氏名 該当者計１９名
３ 経緯
令和５年１月２７日 過去の工事の実績確認のため、担当職員が設計書を探すが見つからず。
令和５年１月２９日 １月２７日以降、引き続き所内を捜索したところ、計６工事分の設計書の所在
が不明となっていることが判明。
令和５年１月３０日～ 設計書は事務所内で利用する文書であり、所外への持ち出しの可能性は低い
ことから、以後も継続して、執務室、倉庫、会議室、更衣室、公用車など、事務
所が管理するすべてのスペースを捜索したが、発見に至らず。
・当該文書については、令和３年１１月上旬に事務所職員が文書倉庫から執務室に持ち出し、
用務完了後も返却せず、執務室内で保管していた。
・その後、令和４年９月上旬に、事務所において保存年限を経過した文書の廃棄処理を実施。
（例年８月又は９月に実施。）
・このため、当該文書については、令和４年９月上旬の文書廃棄に際に誤って廃棄した可能性
が高い。
なお、廃棄処理は業者に委託し、既に破砕・溶解処理済み。
４ 対応状況
令和５年２月１日及び２日に、当該設計書に個人情報の記載のあった１９名に対し、状況を説明し、謝
罪。
５ 所在不明による影響
現在のところ、所在不明による影響は確認されていない。
６ 再発防止策
本事案は、文書倉庫から持ち出した文書を用務完了後速やかに返却せず、長期に渡り執務室内に置
いていたこと、及び廃棄文書の内容確認が不十分であったことが要因である。
南筑後県土整備事務所において、文書の利用等について、次のことを職員に周知徹底させる。
・文書倉庫から持ち出した文書は用務完了後速やかに返却すること。
・文書貸出簿を作成し、貸出又は返却の管理を行うこと。
・文書の廃棄に当たっては、廃棄すべき文書か否か、複数人で内容確認を行うこと。
また、他の部内各出先機関においても、同様の文書貸出簿を作成し、適正に文書を管理するよう徹
底する。