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朝倉県土整備事務所における文書の所在不明について

発表日:2021年6月30日 17時00分 印刷
担当課:
県土整備部県土整備総務課
直通:
092-641-4457
内線:
4411
担当者:
池田、黒岩
担当課:
建築都市部建築指導課
直通:
092-643-3719
内線:
4677
担当者:
松藤、佐藤

1 概要

 朝倉県土整備事務所において、久留米県土整備事務所から送付された個人情報を含む建設業許可証、建設業許可申請書副本が事務所内で所在不明となっているもの。

 

2 所在不明となっている文書の内容

・建設業許可証2通(A、B社分 書類に含まれる個人情報:代表者氏名(公情報))

・建設業許可申請書副本 1通(C社分 書類に含まれる個人情報:氏名、本籍、生年月日、住所等(1名分))

※申請書に添付されている添付資料(公情報でない)

「経営業務の管理責任者略歴書」、「身分証明書」、「健康保険等加入証明資料」、「雇用保険加入証明書類」ほか

 

3 経緯

5月27日(木曜日)

・久留米県土建築指導課から朝倉県土建築指導課へレターパックプラスで文書を送付

5月28日(金曜日)

・朝倉県土総務課職員がレターパックプラスを受領し、所内各課配布用の文書棚に配架

6月18日(金曜日)

・4月30日に進達した申請に係る許可証の送付が遅いことから、朝倉県土建築指導課が久留米県土建築指導課に問い合わせたところ、5月27日に既に送付済みであり、レターパックプラスに封入した文書が所在不明となっていることが判明

6月20日(日曜日)

・以後、事務所内を捜索しているが発見には至っていない。

 

4 対応状況

・申請者(3社)に対しては、説明、謝罪を行い、了承を得ている。

・引き続き、所在不明となっている許可証、申請書副本の発見に努める。

 

5 紛失による影響

現在のところ、所在不明による影響は確認されていない。

 

6 再発防止策

 受領したレターパックについて、特殊文書配布簿に記載し受け渡しをするという文書管理規程に基づく処理をしなかったこと、県土整備事務所間の文書の発着について情報共有が図れていなかったことが原因であったため、文書管理規程に則り、受領したレターパックを速やかに配布簿に記載し確実に受け渡すこと、文書の発着について電話やメールにより事務所間での情報共有を徹底することとする。