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朝倉県土整備事務所における公文書の所在不明について

印刷用ページを表示する 発表日:2018年6月29日 15時00分
担当課:
県土整備部用地課
直通:
092-643-3649
内線:
4461
担当者:
西野、久恒

朝倉県土整備事務所における公文書の所在不明について

 

1 概要

 朝倉県土整備事務所において、個人情報を含む平成29年度の用地補償設計書2冊が事務所内にて所在不明となり、捜索したが見つかっていないもの。

 

2 所在不明に係る個人情報

 ・地権者(2名)に係る情報:氏名、住所、本籍、生年月日、性別、続柄、売買金額物件補償額

 ・世帯員(3名)に係る情報:氏名、住所、本籍、生年月日、性別、続柄

 ・筆頭者(1名)に係る情報:氏名、本籍

 ・土地(農地)耕作者、隣地所有者、前所有者(計22名)に係る情報:氏名、住所

 ・土地家屋調査士(1名)に係る情報:資格、氏名、印影

 ・不動産鑑定士、物件調査担当者(計4名)に係る情報:資格、氏名

   該当者33名

 

 

3 経緯

  4月11日(水曜日) 用地課用地係が単独で、執務室内の書棚の整理を行い、過年度完結文書を別フロアの保管庫へ  

               移動。

  5月 7日(月曜日) 地権者宅を訪問するため、用地補償設計書Aを確認しようとして、不明に気づく。

  6月 4日(月曜日) 定期監査前に、平成29年度文書を整理中、用地補償設計書Bの不明に気づく。

  6月27日(水曜日) 本庁用地課が文書の捜索を行ったが、発見には至らなかった(5月7日(月曜日)から捜索開始、5

               月14日(月曜日)、6月5日(火曜日)及び6月15日(金曜日)は所属全体で一斉捜索済み)。

 

※2冊とも契約済・支払済(完結文書)であるため、庁舎外へは持ち出していないが、誤廃棄の可能性は否定できない。

 

 

4 対応状況

・6月14日(木曜日)から、該当者33名に対し、状況説明と謝罪を開始し、6月16日(土曜日)に謝罪が完了した。

・今後とも引き続き、所在不明となっている用地補償設計書A及びBの発見に努める。  

5 所在不明による影響

  現在のところ、所在不明による影響は確認されていない。

 

 

6 再発防止策について

本事案は、過年度文書を保管庫へ移動した際に所在不明となった可能性が高いため、過年度文書を保管庫へ移動させる際は、保存するファイル名及び冊数を明らかにした上で、庶務担当課長の管理のもと確実に移動・保存するよう徹底する。

 

※朝倉県土整備事務所だけでなく、部内各出先機関に対し適正な文書管理の徹底を指導する。

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